NIT de Emilab Solutions S.A.S.: 901786813-2
Dirección física de notificación y sede principal: Cra. 67 #167-61
Correo de notificaciones judiciales: pqr@emilabsolutions.com
Dominio(s) del sitio web: emilabsolutions.com
Correo específico para privacidad/habeas data (recomendado): pqr@emilabsolutions.com.
Canal PQRSD / PQRS (si aplica): pqr@emilabsolutions.com
Fundamento normativo principal: Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), Decreto 1377 de 2013 (reglamentación parcial y aviso de privacidad), Decreto Único 1074 de 2015 (RNBD y reglas del registro), Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Ley 1480 de 2011 – art. 50 (comercio electrónico), y Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y comercio electrónico). En lo sectorial, el servicio farmacéutico se rige por el Decreto 2200 de 2005 (compilado en el Decreto 780 de 2016).
1. Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data)
EMILAB SOLUTIONS S.A.S. (en adelante, “Emilab” o el “Responsable”) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho constitucional al habeas data y dar cumplimiento a la normativa colombiana vigente.
1.1 Identificación del Responsable del Tratamiento
| Razón social | Emilab Solutions S.A.S. |
| NIT | 901786813-2 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Dirección | Cra. 67 #167-61 |
| Teléfono | 311 778 95 99 |
| Correo electrónico | pqr@emilabsolutions.com |
1.2 Alcance
Esta Política aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por Emilab en desarrollo de su actividad como operador farmacéutico y distribuidor para el canal institucional B2B, incluyendo: sitio web, formularios digitales, correos electrónicos, redes sociales, WhatsApp Business, cotizaciones, procesos comerciales, selección de proveedores, procesos de talento humano y cualquier otro canal en el que se recolecten datos personales.
1.3 Marco normativo
- Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y habeas data).
- Ley 1581 de 2012 (Disposiciones generales para la protección de datos personales).
- Decreto 1377 de 2013 (reglamentación parcial: autorización, aviso de privacidad, definiciones).
- Decreto Único 1074 de 2015 (Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, y reglas del registro).
- Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás guías aplicables.
- Ley 1266 de 2008 (si se realiza tratamiento de datos financieros, crediticios o comerciales).
- Decreto 2200 de 2005 (servicio farmacéutico) y su compilación en el Decreto 780 de 2016 (en lo aplicable a la operación).
- Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) – artículo 50 (medios electrónicos).
- Ley 527 de 1999 (mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales).
1.4 Definiciones
Para efectos de esta Política, se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo: Dato personal, Dato sensible, Titular, Responsable del tratamiento, Encargado del tratamiento, Tratamiento, Autorización, Transferencia y Transmisión.
1.5 Principios aplicables
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
- Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al titular.
- Libertad: el tratamiento solo se ejerce con autorización previa, expresa e informada, salvo excepciones legales.
- Transparencia: el titular puede obtener información sobre el uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: solo personal autorizado accede a la información.
- Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
- Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva incluso después de finalizar la relación.
1.6 Finalidades del tratamiento
Emilab podrá recolectar y tratar datos personales para las siguientes finalidades (sin limitarse a ellas):
- Gestión comercial B2B institucional: atender solicitudes de información, cotizaciones, reuniones y procesos de contratación.
- Gestión de clientes institucionales: administración de cuentas, cumplimiento contractual, coordinación logística y facturación.
- Relación con proveedores y aliados: evaluación, registro, contratación, control de calidad y cumplimiento.
- Atención de PQRS/PQRSD (si aplica) y gestión de servicio al cliente institucional.
- Mercadeo y comunicaciones corporativas: envío de información institucional, invitaciones a eventos, novedades de portafolio y contenido técnico, siempre con autorización cuando aplique.
- Seguridad y prevención del fraude: controles internos, auditoría, trazabilidad, y soporte de investigaciones administrativas.
- Gestión de talento humano: procesos de selección, vinculación, nómina, bienestar y cumplimiento legal.
- Cumplimiento normativo: atender requerimientos de autoridades competentes y obligaciones regulatorias del sector.
1.7 Datos sensibles y datos relacionados con salud
Los datos sensibles (por ejemplo, datos relativos a la salud) reciben una protección reforzada. Emilab solo tratará datos sensibles cuando: (i) el titular otorgue autorización explícita, (ii) el tratamiento sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular y este no pueda otorgar autorización, o (iii) exista habilitación legal expresa. En todo caso, se informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo obligación legal o contractual.
1.8 Autorización del titular
Cuando sea requerida, Emilab solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Emilab conservará la prueba de la autorización.
1.9 Derechos de los titulares
El titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada (cuando aplique).
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la normativa de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando proceda.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
1.10 Canales para consultas y reclamos (procedimiento)
El titular podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través de:
– Correo: pqr@emilabsolutions.com
Contenido mínimo del reclamo: (i) identificación del titular, (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (iii) dirección física o electrónica para notificaciones, (iv) documentos soporte cuando aplique.
Términos: se aplicarán los plazos previstos en la Ley 1581 de 2012 para atender consultas y reclamos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane.
1.11 Encargados del tratamiento, transmisión y transferencia
Emilab podrá apoyarse en Encargados del Tratamiento (por ejemplo: proveedores de hosting, correo corporativo, analítica, CRM, herramientas de email marketing, y proveedores de TI), quienes tratarán datos personales por cuenta de Emilab bajo acuerdos de confidencialidad y obligaciones de seguridad.
Si existe transmisión o transferencia internacional de datos, Emilab verificará que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección o que se cumpla alguna excepción legal aplicable, y adoptará las cláusulas contractuales correspondientes.
1.12 Seguridad de la información
- Controles de acceso (usuarios y permisos) a sistemas y repositorios de información.
- Uso de contraseñas robustas y, cuando sea posible, doble factor de autenticación (2FA).
- Cifrado en tránsito (HTTPS) en el sitio web y canales de captura de datos.
- Copias de seguridad, monitoreo y actualización de sistemas.
- Capacitación básica a personal sobre confidencialidad y manejo de información.
- Gestión de incidentes: protocolo para detectar, contener y documentar incidentes de seguridad.
1.13 Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
De acuerdo con el Decreto 1074 de 2015 y los lineamientos de la SIC, ciertas organizaciones están obligadas a registrar sus bases de datos en el RNBD (por ejemplo, sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT). Si Emilab se encuentra dentro de los obligados, deberá realizar el registro y mantenerlo actualizado. Si no está obligada, debe igualmente cumplir con todas las obligaciones sustanciales de la Ley 1581 de 2012 (política, aviso de privacidad, autorizaciones, medidas de seguridad, procedimiento de consultas y reclamos, entre otras).
1.14 Vigencia y cambios
La presente Política rige a partir de su publicación. Emilab podrá modificarla cuando sea necesario para reflejar cambios normativos o operativos. Las versiones actualizadas se publicarán en el sitio web corporativo y/o se pondrán a disposición del titular por los canales de atención.
Anexo A. Aviso de privacidad (texto corto para formularios y WhatsApp)
EMILAB SOLUTIONS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, informa que recolecta y trata la información suministrada para atender solicitudes de contacto, cotización y gestión comercial B2B institucional, así como para cumplir obligaciones legales y contractuales. El titular podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización, mediante solicitud al correo pqr@emilabsolutions.com. La Política de Tratamiento de Datos Personales está disponible en: emilabsolutions.com/politica-de-datos.
Cláusula sugerida para checkbox
“Al enviar este formulario, autorizo de manera previa, expresa e informada a Emilab Solutions S.A.S. para tratar mis datos personales conforme a su Política de Tratamiento de Datos y a la Ley 1581 de 2012.”
2. Aviso legal del sitio web (identificación del proveedor e información mínima)
Este Aviso Legal se publica para dar cumplimiento, entre otros, al artículo 50 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) sobre información mínima en ofertas de productos/servicios por medios electrónicos, y a buenas prácticas de transparencia corporativa.
2.1 Identificación
| Titular del sitio / Proveedor | Emilab Solutions S.A.S. |
| NIT | 901786813-2 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Dirección de notificación judicial | Cra. 67 #167-61 |
| Correo electrónico de contacto | pqr@emilabsolutions.com |
| Teléfono | 311 778 95 99 |
| Sitio web | Emilab Solutions S.A.S. |
2.2 Propiedad intelectual
Los contenidos del sitio (textos, imágenes, marcas, logotipos, manuales, piezas gráficas y demás materiales) son propiedad de Emilab o se usan con autorización de sus titulares. Queda prohibida su reproducción, distribución o modificación sin autorización previa y escrita, salvo usos permitidos por la ley.
2.3 Enlaces a terceros
El sitio puede contener enlaces a sitios web de terceros. Emilab no controla ni es responsable por contenidos, políticas o prácticas de privacidad de dichos sitios. El acceso a enlaces externos es responsabilidad del usuario.
2.4 Uso del sitio y exención de responsabilidad
El contenido del sitio es de carácter informativo y corporativo, orientado principalmente al canal institucional B2B. Emilab procura que la información sea exacta y actualizada; sin embargo, puede cambiar sin previo aviso. Las solicitudes de cotización o información no constituyen oferta vinculante hasta que exista aceptación formal por parte de Emilab.
3. Términos y condiciones del servicio (canal digital B2B)
Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso del sitio web de Emilab, así como las interacciones digitales asociadas (formularios, solicitudes de contacto, cotizaciones, comunicaciones electrónicas y, si aplica, portales para clientes/proveedores). Al navegar o usar los canales digitales, el usuario acepta estos términos.
3.1 Definiciones
- Usuario: persona que accede al sitio o a canales digitales de Emilab.
- Cliente institucional: entidad del sector salud u organización que contrata o evalúa servicios/productos de Emilab.
- Canales digitales: sitio web, formularios, correo, redes sociales, WhatsApp Business y cualquier plataforma oficial de Emilab.
3.2 Condiciones de acceso
El acceso al sitio es gratuito. Emilab podrá suspender temporalmente el acceso por mantenimiento, seguridad o causas de fuerza mayor.
3.3 Solicitudes de información y cotizaciones
- La información enviada por el usuario debe ser veraz y actualizada.
- Las cotizaciones se emiten con vigencia, condiciones comerciales y técnicas definidas en cada documento (incluyendo disponibilidad, tiempos de entrega, condiciones logísticas y regulatorias).
- Emilab podrá requerir documentación adicional para procesos institucionales (por ejemplo, RUT, cámara de comercio, certificados, habilitaciones y requisitos de compras).
3.4 Cumplimiento normativo sectorial
En lo aplicable, la operación relacionada con el servicio farmacéutico se enmarca en la normativa colombiana vigente, incluyendo el Decreto 2200 de 2005 (compilado en el Decreto 780 de 2016) y demás disposiciones de autoridades competentes. Emilab podrá ajustar procesos y condiciones cuando existan cambios normativos.
3.5 Comunicaciones electrónicas
Las comunicaciones enviadas a través de medios electrónicos (correo, formularios, WhatsApp, etc.) se rigen por la normativa de mensajes de datos y comercio electrónico (Ley 527 de 1999). Emilab podrá conservar registros de comunicaciones para trazabilidad, seguridad y cumplimiento.
3.6 Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales se realiza conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de Emilab y la Ley 1581 de 2012. Los usuarios pueden consultar la política y ejercer sus derechos a través de los canales indicados.
3.7 Seguridad y uso prohibido
- Se prohíbe utilizar el sitio para transmitir malware, atacar la infraestructura o vulnerar medidas de seguridad.
- Se prohíbe suplantar identidades o aportar información falsa en procesos comerciales.
- Emilab podrá bloquear solicitudes que evidencien riesgo, fraude o abuso.
3.8 Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, Emilab no será responsable por daños indirectos derivados del uso del sitio o indisponibilidades temporales. Las obligaciones comerciales solo nacen de contratos, órdenes de compra aceptadas o documentos formalmente suscritos.
3.9 Ley aplicable y jurisdicción
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a la jurisdicción competente en Colombia, sin perjuicio de mecanismos alternativos de solución de conflictos que las partes acuerden.
3.10 Actualizaciones
Emilab podrá modificar estos Términos y Condiciones. Las versiones vigentes se publicarán en el sitio web con fecha de actualización.